Pendant ma deuxième année à l’ESIEA, j’ai eu l’opportunité de créer une association avec des camarades de classe. Cette association avait pour but de récolter des fonds pour les reverser à une association de reforestation. Diverses actions ont été menées, comme la vente de nourriture, la vente de services, ainsi que l’organisation d’un événement.

Contexte

Dans le cadre de nos projets de formation humaine lors de mon quatrième semestre, avec mes camarades de classe, j’ai créé une association nommée DevHack. Étant donné notre liberté de choisir l’objectif de notre association, nous avons décidé de partir sur le thème de l’écologie. Nous avions une seule restriction quant à la réalisation de ce projet, qui était la gestion d’un budget.

Notre but était de collecter un maximum de fonds pour les reverser à une association de reforestation. Nous avons donc mené des activités de vente de biens et de services. Nous avons également organisé un événement autour de la sensibilisation à l’informatique, notamment dans deux domaines : l’écologie et la cybersécurité. L’événement s’est déroulé le 14 mai 2022 lors de la journée portes ouvertes de notre école sur le campus d’Agen. Nous avions prévu trois stands animés par des quiz, ainsi que par la réparation d’ordinateurs et le soutien “technique”.

Besoins, objectifs et attentes

Pour ce projet, en dehors des enjeux écologiques, qui sont un sujet extrêmement important, nous n’avions pas de besoins particuliers. Nous avons, de notre propre initiative, choisi ce sujet qui nous tenait à cœur. Comme cité plus tôt, nous devions simplement créer une association et gérer un budget en conséquence.

Notre mission pour ce projet était d’organiser une journée de développement et de hack afin de collecter de l’argent et des donations pour soutenir une association de reforestation.

Pour mener à bien cette mission, nous avions établi quatre objectifs principaux :

• Premier objectif : nous devions contacter cinq entreprises, par mail ou en physique. L’objectif était de tenter d’obtenir des partenaires pour notre événement, et ainsi recevoir des dons en argent ou du matériel pour nos activités.

• Deuxième objectif : organiser un événement avec 25 participants de tout âge. Il s’agissait de faire venir 25 personnes uniques à notre événement, sans restriction d’âge.

• Troisième objectif : assurer la communication. Nous devions réaliser neuf publications sur les réseaux sociaux, ainsi que poster une vingtaine d’affiches dans notre ville. Cette publicité devait concerner notre événement, mais aussi sensibiliser notre public à l’écologie dans le domaine de l’informatique. De plus, nous avons partagé notre cagnotte en ligne afin que des dons puissent être faits.

• Quatrième objectif : obtenir des financements via nos partenaires, nos ventes ou les services que nous proposions. Cela devait nous permettre d’organiser un événement plus conséquent ou de faire un plus gros don à l’association de reforestation.

Rôle et équipe

Afin de mener à bien ce projet, nous avons constitué une équipe de cinq étudiants en semestre 4 sur le campus de l’ESIEA à Agen. Les membres qui composaient cette équipe étaient :

Cette équipe possédait des compétences très diversifiées et complémentaires, essentielles pour le bon déroulement de ce projet. On y retrouvait notamment des compétences en communication, en gestion de projet, en graphisme, en vente et en nettoyage.

Parmi les parties prenantes de ce projet, seul notre encadrant de projet de formation humaine était présent pour nous assister en cas de difficulté :

Projet

Contacter des partenaires

Communication sur l'événement

Étant chargé de la gestion des réseaux sociaux, j’étais responsable de l’élaboration des publications. Il m’a fallu trouver des idées de contenus à poster pour diffuser et promouvoir notre association, afin d’attirer des dons, tout en organisant notre événement pour attirer le plus grand nombre possible de participants.

Le compte Instagram est encore disponible à ce lien :

Organisation d'un événement - SecurITree

Récolter de l'argent

Gestion de budget

Concernant la gestion de budget, bien qu’elle n’ait pas été mon activité principale, étant donné que ce n’était pas mon rôle, j’ai participé à son bon fonctionnement et à son suivi. J’ai assisté Thibault BERTRAND dans cette tâche, car cela était une compétence évaluée dans le cadre de la réalisation de ce projet par mon école.

Pour gérer notre budget, j’ai conçu un budget prévisionnel comprenant les charges (achats, serveurs extérieurs et services) et les produits (produits des activités, subvention d’exploitation et produits de gestion):

Finalement, après avoir effectué nos diverses activités afin de collecter un maximum de fonds, j’ai mis à jour ce tableau afin de visualiser les vraies charges et produits pour ce projet.

Résultat du projet

En prenant du recul, je me suis rendu compte que le projet n’était pas vraiment un succès, mais cela n’a pas été non plus un échec. En effet, plusieurs choses ne se sont pas déroulées selon nos prévisions, mais j’ai tout de même pu découvrir beaucoup de choses. Tout d’abord, notre événement n’a pas aussi bien fonctionné que nous l’espérions. Il n’a pas attiré suffisamment de personnes. La cause de cela était certainement une communication qui n’avait peut-être pas été assez ciblée ou pas assez intensive dans les rues de notre ville.

Nous avons également hésité plusieurs fois à acheter de la publicité sur les réseaux sociaux afin d’être mis en avant, dans l’espoir de toucher plus de gens et ainsi recevoir davantage de dons. Cependant, cela revenait à puiser dans la cagnotte destinée à une autre association, sans certitude de pouvoir au moins récupérer la somme dépensée grâce aux dons. De plus, le thème de l’écologie en lien avec l’informatique n’était peut-être pas non plus assez attirant pour faire venir des personnes.

Cependant, bien que l’événement n’ait pas eu le succès escompté, grâce à l’argent récolté, nous avons pu réaliser un don de 160 € que nous avons reversé à Plantons pour l’Avenir, qui, grâce à cet argent, plantera de nouveaux arbres.

Mon retour d'expérience

Ce projet d’association, dans le cadre de mes études à l’ESIEA, fut très enrichissant. Il m’a donné l’opportunité d’acquérir et d’approfondir diverses compétences, comme la communication sur les réseaux sociaux, la gestion d’un budget, le travail en équipe, l’organisation d’un événement, et bien d’autres encore. De plus, cette expérience m’a permis d’en savoir un peu plus sur le fonctionnement d’une association.

Ma participation au projet a été essentielle, notamment à travers mon rôle de Community Manager. Mes compétences en rédaction et en utilisation de logiciels graphiques ont été très importantes tout au long de ce projet, par exemple pour la création du dossier de sponsoring ou des posts Instagram.

En conclusion, ce projet fut passionnant et constitue une excellente expérience dans mon parcours scolaire. Bien que tous les objectifs n’aient pas été atteints de manière parfaite, je suis très fier·e des réalisations accomplies avec mon équipe. Je suis convaincu·e que les enseignements acquis tout au long de cette expérience de création d’une association seront d'une grande valeur pour ma carrière professionnelle et ma vie personnelle à venir.

DevHack

Afin d’obtenir les fonds nécessaires pour mener à bien notre projet, nous avons cherché de l’aide auprès des entreprises par le biais de partenariats.

Pour atteindre notre objectif, j’ai conçu un dossier de sponsoring. Celui-ci contenait diverses informations permettant d’en savoir plus sur notre association.

Ce document comprenait une présentation de notre établissement scolaire ainsi que des membres de notre groupe, une description de l’événement, la publicité que nous leur offrions, la gestion de notre budget, la manière de nous soutenir, et enfin, les avantages que cela pouvait leur apporter.

Outre les publications que j’ai conçues, visibles ci-contre, j’ai également réalisé de nombreuses « stories » qui ont été diffusées tout au long du projet pour mettre en avant nos réalisations et nos accomplissements.

Parmi les publications, on pouvait retrouver :

• Un post pour introduire notre association et ses objectifs ;

• Des posts sur notre événement SecurITree ;

• Des posts proposant des conseils pour minimiser son impact écologique en utilisant son ordinateur, ou encore d’autres avec des recommandations de sécurité ;

• Enfin, nous pouvions retrouver des posts où nous avons résumé les activités et l’événement organisés. Cela nous a permis de remercier les participants.

Pour l’événement SecurITree, je devais m’occuper d’un stand qui consistait à expliquer les bonnes pratiques et à sensibiliser sur la pollution que peuvent provoquer certaines habitudes sur un ordinateur.

Pour rendre cela plus captivant, j'ai créé un questionnaire sur Kahoot! en collaboration avec Matéo MIOSSEC. J’ai donc préparé certaines des questions ainsi que les explications. À chaque réponse, je prévoyais des solutions permettant de contrer les problèmes évoqués dans la question.

Comme je l’ai évoqué plus tôt, pour récolter un maximum de donations possible pour l’association, des actions ont été organisées.

Parmi ces actions, de mon côté, j’ai participé au nettoyage de voitures, qui consistait simplement à faire le ménage intérieur des véhicules des personnes l’acceptant contre rémunération, ainsi qu’à la vente de paninis au chocolat. Mon implication dans cette tâche ne visait qu’à obtenir les ressources nécessaires pour pouvoir les préparer.